Privacyverklaring

TiesCT is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

TiesCT
Eigenaar: Ties Neeleman
Vestigingsadres: Saltshof 1229
Postcode en plaats: 6604 EC Wijchen
E-mail: info@tiesct.nl
Telefoonnummer: 06-11379484
KvK-nummer: 42118080
Btw-identificatienummer: NL005508611B50
Website: www.tiesct.nl

Voor vragen over privacy of jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@tiesct.nl.

Welke persoonsgegevens TiesCT verwerkt, hangt af van het contact dat je met TiesCT hebt en de producten of diensten die je afneemt.

TiesCT kan onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens;
• KvK-nummer en btw-identificatienummer;
• factuur- en betaalgegevens;
• offerte-, order- en factuurgegevens;
• afspraakgegevens;
• correspondentie via bijvoorbeeld e-mail, telefoon of WhatsApp;
• gegevens over gekochte apparatuur;
• merk, model, type en serienummer van apparatuur;
• indien noodzakelijk een IMEI-nummer;
• gegevens over uitgevoerde werkzaamheden;
• informatie over storingen, reparaties en garantie;
• technische informatie over apparatuur, software, instellingen en configuraties;
• gegevens die je zelf verstrekt voor ICT- of aankoopadvies;
• tijdelijk verstrekte gebruikersnamen, wachtwoorden, pincodes, herstelcodes of andere toegangscodes wanneer deze noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden;
• andere gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om een opdracht uit te voeren.

TiesCT verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het betreffende doel.

TiesCT kan persoonsgegevens verwerken om:

• vragen te beantwoorden;
• contact met klanten te onderhouden;
• afspraken te maken en uit te voeren;
• persoonlijk ICT- en aankoopadvies te geven;
• offertes op te stellen en te versturen;
• overeenkomsten uit te voeren;
• bestellingen te verwerken;
• apparatuur te bestellen en te leveren;
• apparatuur te installeren en gebruiksklaar te maken;
• software te installeren of configureren;
• gegevens over te zetten;
• back-ups te maken of te controleren;
• onderhoud en reparaties uit te voeren;
• problemen te onderzoeken en op te lossen;
• ondersteuning op locatie of op afstand te bieden;
• garantiegevallen, retouren en klachten af te handelen;
• facturen op te stellen en betalingen te verwerken;
• de financiële administratie bij te houden;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

TiesCT verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld:

• omdat dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren;
• omdat dit noodzakelijk is om op verzoek van de klant stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst;
• vanwege een wettelijke verplichting;
• vanwege een gerechtvaardigd belang van TiesCT;
• of, wanneer dat noodzakelijk is, op basis van toestemming.

Bij werkzaamheden aan een computer, laptop, telefoon, tablet, harde schijf, SSD of ander apparaat kan TiesCT technisch gezien toegang krijgen tot persoonlijke gegevens die daarop staan.

Denk bijvoorbeeld aan:

• foto's en video's;
• documenten;
• e-mails;
• contactpersonen;
• agenda's;
• bestanden;
• browsergegevens;
• cloudopslag;
• persoonlijke instellingen;
• andere informatie die op het apparaat aanwezig is.

TiesCT bekijkt persoonlijke bestanden en gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de afgesproken werkzaamheden.

Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• het overzetten van bestanden;
• het maken of controleren van een back-up;
• het oplossen van een probleem;
• het terugvinden of herstellen van bestanden;
• het instellen van software;
• het configureren van een gebruikersaccount;
• het controleren of een gegevensoverdracht correct is uitgevoerd.

Persoonlijke gegevens die tijdens werkzaamheden zichtbaar worden, worden vertrouwelijk behandeld.

TiesCT gebruikt persoonlijke bestanden van klanten niet voor andere doeleinden dan waarvoor dit noodzakelijk is binnen de opdracht.

Wanneer TiesCT helpt bij het overzetten, veiligstellen of herstellen van gegevens, kan het noodzakelijk zijn tijdelijk een kopie van bestanden te maken.

Een dergelijke tijdelijke kopie wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de afgesproken werkzaamheden.

TiesCT maakt geen persoonlijke kopieën van klantbestanden voor eigen gebruik.

Een tijdelijke kopie wordt verwijderd zodra deze niet meer noodzakelijk is voor de werkzaamheden en, waar van toepassing, is vastgesteld dat de gegevensoverdracht succesvol is uitgevoerd.

Wanneer een klant TiesCT uitdrukkelijk opdracht geeft om een back-up langer te bewaren of te beheren, kunnen hierover afzonderlijke afspraken worden gemaakt.

Voor bepaalde ICT-werkzaamheden kan het noodzakelijk zijn dat TiesCT tijdelijk toegang krijgt tot een apparaat, account of programma.

TiesCT kan daarom in sommige gevallen vragen om bijvoorbeeld:

• een gebruikersnaam;
• wachtwoord;
• pincode;
• herstelcode;
• andere toegangscode.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de werkzaamheden waarvoor ze zijn verstrekt.

TiesCT behandelt ontvangen wachtwoorden en toegangscodes vertrouwelijk.

Waar mogelijk kan TiesCT adviseren om een tijdelijk wachtwoord in te stellen en dit na afronding van de werkzaamheden opnieuw te wijzigen.

Wachtwoorden en toegangscodes worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de afgesproken werkzaamheden.

Alleen wanneer de klant TiesCT uitdrukkelijk verzoekt bepaalde toegangsgegevens voor toekomstige ondersteuning te bewaren en dit op een verantwoorde en veilige manier kan worden gedaan, kunnen deze gegevens langer worden bewaard.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren van eigen wachtwoorden en herstelcodes.

Wanneer TiesCT ondersteuning op afstand verleent, kan met toestemming van de klant gebruik worden gemaakt van software waarmee tijdelijk toegang wordt verkregen tot het apparaat van de klant.

De klant moet toestemming geven voordat een verbinding tot stand wordt gebracht.

TiesCT gebruikt deze toegang uitsluitend voor de afgesproken werkzaamheden.

Na afronding van de werkzaamheden wordt de actieve sessie beëindigd.

Wanneer permanente of onbeheerde toegang gewenst is, worden hierover afzonderlijke afspraken met de klant gemaakt.

Wanneer je een offerte aanvraagt of een product of dienst bij TiesCT afneemt, verwerkt TiesCT de gegevens die noodzakelijk zijn om de aanvraag of overeenkomst uit te voeren.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• naam en adres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• eventuele bedrijfsgegevens;
• gewenste producten en diensten;
• offertegegevens;
• ordergegevens;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens.

Voor offertes, facturen en de financiële administratie maakt TiesCT onder andere gebruik van Moneybird.

Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke financiële administratie worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn bewaard.

Voor de basisadministratie is dit in het algemeen 7 jaar.

Wanneer je apparatuur of accessoires bij TiesCT koopt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om:

• de bestelling te registreren;
• apparatuur bij een leverancier of distributeur te bestellen;
• contact over de bestelling te onderhouden;
• apparatuur te leveren;
• apparatuur te installeren;
• een factuur op te stellen;
• service en garantie te kunnen verlenen.

Wanneer dit noodzakelijk is, kan TiesCT gegevens zoals merk, model, serienummer en eventueel IMEI-nummer registreren.

Deze gegevens kunnen onder andere nodig zijn voor garantie, reparatie, identificatie van apparatuur of service achteraf.

Wanneer je contact opneemt over een reparatie, garantiegeval, retour of andere servicevraag, kan TiesCT gegevens verwerken over:

• de klant;
• het betreffende apparaat;
• merk en model;
• type- of serienummer;
• aankoopdatum;
• omschrijving van het probleem;
• uitgevoerde werkzaamheden;
• gebruikte onderdelen;
• garantie- en reparatieafhandeling.

Deze gegevens worden gebruikt om de betreffende aanvraag af te handelen en om later te kunnen terugvinden welke werkzaamheden aan een apparaat zijn uitgevoerd.

Wanneer voor een garantie- of reparatieaanvraag gegevens aan een leverancier, fabrikant, distributeur of reparatiepartner moeten worden verstrekt, deelt TiesCT alleen de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

TiesCT verkoopt, verhuurt of verhandelt persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht;
• dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van TiesCT;
• de klant hiervoor toestemming heeft gegeven;
• of TiesCT wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Hierbij kan onder andere worden gedacht aan:

• Moneybird voor offertes, facturen en administratie;
• banken en betaalproviders;
• leveranciers en distributeurs;
• fabrikanten;
• reparatie- en garantiepartners;
• vervoerders;
• e-mail- en hostingproviders;
• cloud- en back-updiensten;
• leveranciers van software voor ondersteuning op afstand;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• juridische of incassodienstverleners wanneer dit noodzakelijk is;
• overheidsinstanties wanneer TiesCT wettelijk verplicht is informatie te verstrekken.

TiesCT deelt alleen de persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens TiesCT verwerkt en de AVG dit vereist, worden passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van deze persoonsgegevens.

TiesCT kan voor de uitvoering van werkzaamheden gebruikmaken van diensten en software van derde partijen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Microsoft;
• Apple;
• Google;
• Samsung;
• softwareleveranciers;
• antivirusleveranciers;
• internetproviders;
• cloudopslagdiensten;
• leveranciers van ondersteuning-op-afstandsoftware.

Wanneer de klant zelf een account of abonnement bij een dergelijke partij heeft, is daarnaast het privacybeleid van die partij van toepassing.

TiesCT heeft geen volledige controle over de wijze waarop externe partijen zelfstandig persoonsgegevens verwerken binnen hun eigen diensten.

De website van TiesCT is voornamelijk bedoeld om informatie te geven over TiesCT en de aangeboden ICT-diensten.

De website bevat geen contactformulier.

Contact met TiesCT verloopt rechtstreeks via telefoon of e-mail.

TiesCT gebruikt op de website zelf geen:

• gebruikersaccounts;
• nieuwsbriefinschrijvingen;
• Google Analytics of vergelijkbare bezoekerstracking;
• trackingcookies;
• advertentiecookies;
• marketingprofielen van websitebezoekers.

TiesCT volgt websitebezoekers niet voor advertentie- of marketingdoeleinden.

Voor het technisch functioneren en beveiligen van de website kan de hostingprovider technische informatie verwerken, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijd van een bezoek;
• gebruikte browser;
• opgevraagde pagina's;
• technische foutmeldingen.

Deze gegevens kunnen noodzakelijk zijn om de website beschikbaar en veilig te houden en technische problemen te onderzoeken.

TiesCT gebruikt deze gegevens niet om bezoekers voor marketingdoeleinden te volgen.

TiesCT gebruikt zelf geen trackingcookies of advertentiecookies.

Wanneer de website technisch noodzakelijke cookies gebruikt, worden deze uitsluitend gebruikt om de website goed en veilig te laten functioneren.

Wanneer TiesCT in de toekomst gebruik gaat maken van andere cookies, analysetools of trackingtechnieken, wordt deze privacyverklaring aangepast.

Wanneer voor dergelijke technieken wettelijk toestemming noodzakelijk is, zal deze toestemming vooraf worden gevraagd.

TiesCT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden vereist dat gegevens langer worden bewaard.

Daarbij gelden onder andere de volgende uitgangspunten.

Financiële administratie

Facturen en andere gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke financiële administratie worden in het algemeen 7 jaar bewaard.

Offertes

Offertes worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het contact, de administratie en eventuele vervolgvragen.

Wanneer een offerte niet tot een overeenkomst leidt en er geen andere reden is om deze gegevens te bewaren, worden de gegevens uiteindelijk verwijderd.

Klant- en opdrachtgegevens

Gegevens over klanten en uitgevoerde werkzaamheden kunnen worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor:

• dienstverlening;
• vervolgondersteuning;
• service;
• garantie;
• klachten;
• administratie;
• eventuele juridische aanspraken.

Wanneer geen geldige reden meer bestaat om gegevens te bewaren, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Persoonlijke klantbestanden

Persoonlijke bestanden die tijdelijk zijn gekopieerd voor bijvoorbeeld een gegevensoverdracht, herstelactie of back-up worden verwijderd zodra deze niet meer noodzakelijk zijn.

Wachtwoorden en toegangscodes

Wachtwoorden, pincodes en andere toegangscodes worden verwijderd zodra deze niet meer noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden.

Wanneer een klant TiesCT uitdrukkelijk verzoekt bepaalde toegangsgegevens voor toekomstige ondersteuning te bewaren en dit verantwoord kan worden gedaan, kunnen deze gegevens langer worden bewaard.

TiesCT gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om deze te beschermen.

Hierbij kan onder andere worden gedacht aan bescherming tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• wijziging;
• diefstal;
• onbedoelde openbaarmaking.

Afhankelijk van de situatie kan TiesCT gebruikmaken van maatregelen zoals:

• beveiligde apparatuur;
• sterke wachtwoorden;
• beveiligde gebruikersaccounts;
• tweestapsverificatie waar passend;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• beveiligde verbindingen;
• back-ups;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens.

TiesCT beperkt de toegang tot persoonsgegevens zoveel mogelijk tot wat noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering en dienstverlening.

Wanneer persoonsgegevens verloren gaan, onbevoegd toegankelijk worden of op een andere manier betrokken zijn bij een beveiligingsincident, onderzoekt TiesCT het incident.

Wanneer dit wettelijk noodzakelijk is, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de betrokken persoon, wordt die persoon geïnformeerd wanneer dit wettelijk verplicht is.

Bij werkzaamheden voor zakelijke klanten kan TiesCT soms toegang krijgen tot persoonsgegevens van medewerkers, klanten of andere personen.

Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij werkzaamheden aan:

• computers van medewerkers;
• gebruikersaccounts;
• e-mailomgevingen;
• gedeelde bestanden;
• bedrijfssoftware;
• servers;
• andere ICT-systemen.

Wanneer een zakelijke klant verantwoordelijk is voor deze persoonsgegevens en TiesCT de gegevens uitsluitend namens en volgens instructies van deze zakelijke klant verwerkt, kan TiesCT volgens de AVG optreden als verwerker.

Wanneer dit volgens de AVG noodzakelijk is, kunnen TiesCT en de zakelijke klant hierover afspraken vastleggen in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

TiesCT verkoopt, verhuurt of verhandelt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige reden aan andere organisaties of personen verstrekt.

Wanneer TiesCT persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je afhankelijk van de situatie verschillende privacyrechten.

Je kunt TiesCT onder andere verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• aanvulling van onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming intrekken.

Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar: info@tiesct.nl.

TiesCT kan wanneer dit noodzakelijk is vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

TiesCT reageert in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek.

Sommige gegevens kunnen niet worden verwijderd wanneer TiesCT wettelijk verplicht is deze te bewaren of wanneer een andere wettelijke grondslag bestaat om deze gegevens te behouden.

Heb je vragen of ben je niet tevreden over de manier waarop TiesCT met jouw persoonsgegevens omgaat?

Neem dan bij voorkeur eerst contact op via: info@tiesct.nl.

TiesCT probeert vragen en klachten zo goed mogelijk samen op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

TiesCT kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer bijvoorbeeld:

• de dienstverlening verandert;
• nieuwe diensten worden aangeboden;
• andere systemen of software worden gebruikt;
• de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt verandert;
• wet- of regelgeving verandert.

De meest recente versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op www.tiesct.nl.